Stakeholderonderzoek voor Fonds voor Cultuurparticipatie

Het Fonds voor Cultuurparticipatie stimuleert actieve cultuurdeelname door middel van subsidiëring en door met programma's mensen, organisaties en overheden met elkaar te verbinden. Het Fonds is de afgelopen jaren continu bezig geweest met het afstemmen van zijn programma’s, dienstverlening en processen op de behoeften van de doelgroepen en veranderingen in de samenleving.

Uitdaging

Om te kunnen monitoren welk effect deze inspanningen hebben gehad, is inzicht nodig in de vraag:

of de dienstverlening aansluit bij de huidige behoeften van de aanvragers en andere stakeholders;
of er ontwikkelingen zijn op het gebied van cultuureducatie en –participatie waarop het fonds beter kan anticiperen.

In 2018 worden de cultuurfondsen in opdracht van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap gevisiteerd. Ter voorbereiding daarop wil het Fonds voor Cultuurparticipatie zich door middel van een zelfevaluatie goed voorbereiden op deze visitatie van het Ministerie van OCW.

‍

Visie

Om te kunnen monitoren welk effect deze inspanningen hebben gehad, is inzicht nodig in de vraag:

of de dienstverlening aansluit bij de huidige behoeften van de aanvragers en andere stakeholders;
of er ontwikkelingen zijn op het gebied van cultuureducatie en –participatie waarop het fonds beter kan anticiperen.

‍

Oplossing

1. Kick-off meeting

Deze startsessie is belangrijk om de opzet van het onderzoek te bespreken en alle belanghebbenden te betrekken. Dit vormt de basis voor een succesvolle samenwerking en de mogelijkheid om wederzijdse verwachting te toetsen. In het geval van het Fonds was er sprake van een grote betrokkenheid van iedereen in de organisatie. Deze betrokkenheid onder medewerkers is een succesfactor om het onderzoek te laten slagen. Betrokken medewerkers zijn gemotiveerd om alles op alles te zetten om de binnen de organisatie gestelde doelen te bereiken.

2. Aanpak kwalitatief onderzoek: interviews met stakeholders

Om te peilen of het Fonds met hun programma’s, dienstverlening en processen aansluit op de behoeften van hun doelgroep, zijn er een aantal stakeholder-interviews gehouden. In dit geval is gekozen voor een face-to-face onderzoeksopzet.
Er is hiervoor gesproken met grote aanvragers als musea, andere subsidieverstrekkers, overheden en partijen uit de onderwijs- en cultuursector. Het Fonds voor Cultuurparticipatie heeft zelf een selectie gemaakt van stakeholders die zij wilden betrekken. Zij zijn daarbij uitgegaan van vier typen stakeholders:

Landelijk
Regionaal
Aanvragers
Partner

Op deze manier krijgt het Fonds een diepgaand beeld van de individuele opvattingen van de stakeholders zoals provincies en gemeenten, maar ook collega-fondsen en partners. Uiteraard zijn deze interviews ook geschikt om meer te weten te komen over achterliggende opvatting en meningen. Een face-to-face interview kost meer tijd dan een telefonisch interview. Maar het is wel persoonlijker en intensiever, doordat je beter kunt doorvragen en ook non-verbale communicatie kunt meenemen.

De stakeholder-interviews verliepen via een vaste structuur en gingen over de volgende vier thema’s:

Er werd besproken hoe stakeholders en aanvragers de tevredenheid over de relatie en samenwerking met het Fonds voor Cultuurparticipatie ervaren.
Er is gekeken naar het beeld dat ze hebben over het Fonds.
Het Fonds voor Cultuurparticipatie communiceert via diverse kanalen. Stakeholders komen het daardoor regelmatig tegen. Tijdens de interviews is o.a. gesproken over de uitstraling en inhoud van de communicatie. Ook werd besproken of de aanvragers tevreden zijn over de communicatie en of dit past bij het beeld dat stakeholders over het Fonds hebben.
De prestatie ging vooral in op de tevredenheid over de subsidieaanvraag procedure, de snelheid van de afhandeling van de aanvraag en de begrijpelijkheid van de formulieren.
Naast het verzamelen van inzichten is deze manier van onderzoek een uitgelezen kans om de band tussen het Fonds en de stakeholders verder aan te halen. Ondanks de drukke agenda’s werd door alle gevraagde stakeholders de tijd genomen voor een intensief vraaggesprek. Het was opvallend om te merken dat er veel gesprekken op hoog niveau plaatsvonden en mooi om te constateren dat er een hoge betrokkenheid was onder de stakeholders.

3. Kwantitatief tevredenheidsonderzoek

Om naast het verzamelen van inzichten ook objectieve informatie en cijfermatige resultaten onder een brede groep klanten binnen te halen is kwantitatief onderzoek de volgende stap. De doelgroep van dit online onderzoek bestond uit aanvragers van subsidies bij het Fonds voor Cultuurparticipatie. Aan de hand van de vier eerder genoemde thema’s: relatie, beeldvorming, communicatie en prestatie is onderzoek gedaan onder een representatieve doelgroep.

Bij het analyseren van de resultaten van het aanvragers-onderzoek is onderzocht of aanvragers verschillen in tevredenheid en beeldvorming als we onderscheid maken naar het type aanvrager, het type project, het type regeling en de status van de subsidieaanvraag.

Op die manier konden we bijvoorbeeld toetsen of het Fonds positiever wordt beoordeeld wanneer een aanvraag wordt gehonoreerd dan wanneer de aanvraag is afgewezen.

Daarnaast heeft het Fonds ook een zelfevaluatie gedaan, waarbij medewerkers en website beoordeeld zijn.

‍

Resultaat

Uit het kwantitatief onderzoek kwam duidelijk naar voren hoe het gesteld is met de tevredenheid over het Fonds en waar er in de toekomst ruimte zit voor verbeteringen.

Het Fonds voor Cultuurparticipatie bleek zelf goed op de hoogte van zijn omgeving en de resultaten waren weinig verrassend. Van de aandachtspunten waren zij grotendeels op de hoogte dat deze speelden. Het Fonds is dus op de juiste weg, er ligt nog wel een kans om meer een verbindende rol te spelen in het onderwijslandschap.

4. Let’s Play: presentatie onderzoeksresultaten in spelvorm

Omdat het belangrijk is dat een rapport na een stakeholderonderzoek ook actief gebruik wordt op de werkvloer presenteren we de resultaten altijd bij de opdrachtgever. In overleg met het Fonds is gekozen voor de Workshop Let’s Play. Dit is een spelvorm dat zorgt voor aandacht, concentratie en betrokkenheid over de medewerkers.

Tijdens de Let’s Play workshop werden er inzichten gegeven vanuit het onderzoek, vervolgens kregen de medewerkers hier een vraag over. Zij konden inschatten of wat zij dachten aansloot bij de cijfers uit het kwantitatief onderzoek. De medewerkers van het Fonds waren gemotiveerd om met deze spelvorm mee te doen, er kwam gelijk discussie op gang en de groep bleek goed op de hoogte. Ze zaten dan ook nooit ver naast de percentages en hadden de juiste inzichten.

5. Infographic stakeholderonderzoek

Naast de rapportage en de workshop leverden wij ook een infographic aan voor het Fonds, in hun stijl en kleuren. Deze infographic kon mee in de interne communicatie van de organisatie. Daarmee wordt het onderzoek nog minder een rapport dat in de onderste la belandt.

‍